2026年7月最終更新 · VexaScribe編集部
議事録の書き方完全ガイド【2026年最新】
テンプレート・例文・AI活用まで
議事録には必ず含めるべき6要素があり、書き方には定型があります。本記事では基本フォーマット、書き方のコツ、会議別テンプレート、英語議事録の書き方、AIツール活用まで、すぐに使える形で解説します。取締役会・株主総会議事録の会社法上の要件も網羅。
要点まとめ（TL;DR）
- ■ 議事録に必ず含める6要素：開催情報・議題・議論の要旨・決定事項・ToDo・次回予定
- ■ 書き方の鉄則は「結論から書く」「5W1Hで構造化」「事実と意見を分ける」
- ■ 取締役会議事録は会社法第371条により本店10年間の保存義務あり
- ■ AIで下書きを作れば作業時間を60〜80%短縮可能。ただし人間レビューは必須
- ■ 会議終了後24時間以内、理想は当日中に共有する
議事録とは
議事録とは、会議で議論された内容・決定事項・アクションアイテムを記録した文書です。日本の企業文化では、口頭合意の証跡として、また意思決定のトレーサビリティを担保する目的で、日常的に作成されます。
議事録には主に3つの役割があります。第一に「記録」として、会議の事実を残します。第二に「共有」として、欠席者や関係部署に会議内容を伝えます。第三に「法的証拠」として、意思決定の経緯を証明する役割を果たします。特に取締役会・株主総会など会社法で規定される会議では、議事録の作成・保存が法律上の義務となっています。
議事録が必要な会議タイプ
- 法定義務あり： 取締役会（会社法第369条）、株主総会（第318条）、監査役会など
- 社内規定で作成必須： 経営会議、部門長会議、案件レビュー、顧客商談
- 実務上作成推奨： 定例チームミーティング、プロジェクト打ち合わせ、1on1
議事録に必ず含める6つの要素
開催情報
日時（YYYY/MM/DD HH:MM〜HH:MM）、場所またはWeb会議ツール名、会議名、参加者、欠席者、司会・書記の氏名。冒頭に配置します。
議題（アジェンダ）
議論するテーマを番号付きリストで記載。事前配布の議題表があればそれに沿います。追加議題は「追加議題：〜」と明示します。
議論の要旨
各議題について、主要な発言者と発言の要旨を記録します。5W1Hを意識し、事実と意見を分けます。全発言を書き起こす必要はありません。
決定事項
会議で決まったことを箇条書きで整理。「〜することに決定した」と過去形で書きます。反対意見があった場合はその旨も記載します。
ToDo・アクションアイテム
「担当者・タスク内容・期限」の3点セットで記載。誰が・何を・いつまでに、を明確にします。曖昧なタスクは追記依頼を出します。
次回予定・配布資料
次回会議の日時・議題予定、当日配布された資料名を記録。資料が電子データの場合は保管場所（共有フォルダのURL等）も記載します。
議事録の基本フォーマット（コピペOK）
以下のテンプレートは、ほとんどの社内会議で使えます。実際の運用ではWordやNotion、Google Docsに貼り付けてご利用ください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 議事録 会議名：〇〇プロジェクト定例会議 第12回 日時：2026年7月10日（金）14:00〜15:00 場所：オンライン（Google Meet） 参加者：田中（司会）、佐藤、鈴木、山田（書記） 欠席者：伊藤（体調不良） 配布資料：週次進捗レポート.pdf、要件定義書v3.docx 【議題】 1. 前回議事録の確認 2. 週次進捗の共有 3. 課題の議論と対応方針の決定 4. 次回スケジュール確認 【議論の要旨】 1. 前回議事録の確認 → 全員承認。修正なし。 2. 週次進捗の共有 ・田中：フロントエンドは予定通り80%完了 ・佐藤：バックエンド、認証周りで想定より2日遅延 ・鈴木：QA環境の構築完了 3. 課題の議論と対応方針の決定 ・佐藤より、認証ライブラリの選定変更を提案 → 議論の結果、〇〇ライブラリへの切り替えを決定 ・スケジュール影響：全体で3営業日の遅延見込み → 対応：スコープ縮小ではなくリリース日を7/25へ変更 【決定事項】 ・認証ライブラリを△△から〇〇に変更 ・リリース日を7/22 → 7/25に変更 ・進捗遅延時は48時間以内にSlackで共有 【ToDo】 ・佐藤：〇〇ライブラリへの移行実装（〜7/15） ・田中：クライアントへのリリース日変更連絡（〜7/11） ・全員：週次レポートに新形式のリスク項目を追加（〜次回） 【次回】 ・2026年7月17日（金）14:00〜15:00 ・議題：認証移行の進捗確認、リリース準備状況 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
会議タイプ別の書き方
定例会議・チームミーティング
最も一般的なタイプ。上記の基本フォーマットで対応可能。所要作成時間の目安：会議1時間あたり30分。
ポイント： 発言の全記録は不要。決定事項とToDoが明確なら、会話部分は要旨のみで十分です。
取締役会議事録（会社法上の要件）
会社法第369条・第371条に基づき、以下の記載が必要です：
- ■ 開催の日時および場所
- ■ 議事の経過の要領および結果
- ■ 決議事項に反対した取締役の氏名（記載しないと賛成と推定される）
- ■ 監査役の意見または発言があれば、その要旨
- ■ 出席した取締役および監査役の氏名
- ■ 議長の氏名（議長がいる場合）
保存義務： 会社法第371条により、本店で10年間・支店で5年間の保存が必要です。出席取締役および監査役の署名または記名押印（電子署名可）も必要となります。
株主総会・臨時株主総会
会社法第318条に基づき、以下の記載が必要です：
- ■ 株主総会の日時および場所
- ■ 議事の経過の要領および結果
- ■ 議長の氏名
- ■ 議事録の作成にかかる職務を行った取締役の氏名
- ■ 決議事項について特別利害関係を有する株主がいる場合、その氏名
保存義務： 本店10年間、支店5年間の保存が必要。株主・債権者は営業時間内であればいつでも閲覧・謄写を請求できます。
顧客・商談議事録
社内向けと異なり、要点は「顧客ニーズ・提案内容・次のアクション」の3点。CRMツールに残す場合は簡潔に、社内共有用は詳細に、と使い分けます。
ポイント： 顧客から共有NGと言われた情報は必ず除外。金額や条件など、後の交渉に影響する内容は事実のみを記載します。
上手い議事録の8つのコツ
5W1Hで構造化する
誰が（Who）・何を（What）・いつ（When）・どこで（Where）・なぜ（Why）・どのように（How）を意識。読み手が状況を再現できるレベルを目指します。
結論を最初に書く
決定事項・ToDoを冒頭近くに配置。上司や欠席者は結論を最初に知りたい。経緯は後回しでも構いません。
発言者を明記する
「〇〇さんが△△を提案」のように主語を明確に。責任の所在と発言の重みを担保します。
決定事項とToDoを分けて書く
「決定：〜」「タスク：〇〇が△△を□日までに」と、視覚的に区別できる書き方に。
事実と意見を混ぜない
「〇〇さんが△△と述べた（事実）」と「△△は妥当だと思われる（書き手の意見）」は明確に分けます。書き手の意見は原則書きません。
冗長な発言をそぎ落とす
「えー」「まあ」「そうですね」などのフィラーや、脱線した雑談は削除。要旨のみ残します。
数字・固有名詞は復唱確認する
金額・日付・企業名・人名は誤記が致命的。会議中に「〇〇円で合っていますか？」と確認する習慣を。
24時間以内に共有する
記憶が新しいうちに完成させる。理想は会議当日、遅くとも翌営業日中に参加者へ共有します。
よくある失敗と改善例（Before/After）
| Before（NG例） | After（改善例） |
|---|---|
| やっぱりリリースは来週でいいと思う | 決定：リリース日を7/22 → 7/25に変更（3営業日延期） |
| 佐藤さんが認証周りを見る感じで | ToDo：佐藤 — 認証ライブラリ移行実装（〜7/15） |
| スケジュールが厳しいという話が出た | 課題：認証移行により全体3営業日の遅延見込み。対応策：リリース日変更にて対処 |
| 田中さんとかクライアントに連絡入れる | ToDo：田中 — クライアントへリリース日変更連絡（〜7/11 EOD） |
| 議論の結果、多分〇〇でいくことになった | 決定：〇〇ライブラリ採用。反対意見：伊藤（△△の実績を評価） |
| 次回もこの時間でお願いします | 次回：2026年7月17日（金）14:00〜15:00 / Google Meet |
共通する改善点：曖昧な表現 → 具体的な主語・日付・数値、口語 → 書き言葉、意見 → 事実
英語で議事録を書く方法（英語議事録）
英語会議の議事録では、日本語より簡潔さと客観性が重視されます。定型フレーズを覚えれば、非ネイティブでも読みやすい議事録が書けます。
必須用語
| 英語 | 日本語 | 用途 |
|---|---|---|
| Meeting Minutes | 議事録 | タイトル |
| Attendees / Present | 参加者 | 出席者一覧 |
| Absent / Apologies | 欠席者 | 欠席者一覧 |
| Agenda | 議題 | 議題リスト |
| Decisions Made | 決定事項 | 決定事項 |
| Action Items | アクションアイテム | ToDo |
| Next Meeting | 次回予定 | 次回情報 |
定型フレーズ集
- It was agreed that ... — 「〜が合意された」
- [Name] proposed that ... — 「〇〇が〜を提案した」
- The meeting agreed to ... — 「会議は〜することに同意した」
- It was noted that ... — 「〜が確認された」
- Action: [Name] will [task] by [date] — 「アクション：〇〇は△△を□日までに実施」
- [Name] raised concerns about ... — 「〇〇は〜について懸念を示した」
- The meeting adjourned at [time] — 「会議は〇時に閉会した」
サンプル英語議事録
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ Meeting Minutes Meeting: Weekly Product Sync #12 Date/Time: July 10, 2026, 2:00 PM - 3:00 PM JST Location: Online (Google Meet) Attendees: Tanaka (Chair), Sato, Suzuki, Yamada (Note-taker) Absent: Ito Agenda 1. Previous minutes review 2. Weekly progress update 3. Discussion on authentication library Discussion Summary 1. Previous minutes approved without changes. 2. Sato reported a 2-day delay in the authentication module. 3. Sato proposed switching to library X. It was agreed to migrate from library Y to library X. Decisions Made - Authentication library changed from Y to X - Release date moved from July 22 to July 25 Action Items - Sato will complete migration to library X by July 15 - Tanaka will notify the client of the release date change by July 11 Next Meeting - July 17, 2026, 2:00 PM JST / Google Meet ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
日英混在の会議では、VexaScribeのような多言語対応AI文字起こしを使うと、両言語を自動で文字起こしできて下書き作成が大幅に楽になります。
AIで議事録作成を効率化する方法
AI文字起こしツールを使えば、議事録の作成時間は60〜80%短縮できます。ただし、AI出力をそのまま使うのではなく、人間のレビューを組み合わせるのが実用的です。
推奨ワークフロー
録音
会議を録音（Zoom/Meet/Teamsの録音機能、またはICレコーダー）。事前に参加者へ録音の同意を取ります。
AI文字起こし
録音ファイルをAI文字起こしサービスにアップロード。数分〜10分で全文テキスト・話者ラベル・タイムスタンプ付きの一次データが得られます。
AI要約
多くのサービスに搭載されているAI要約機能で、決定事項・ToDo・議題別サマリーを自動抽出。ここまでで議事録の8割が完成します。
人間レビュー
AI出力を確認し、①事実誤認の修正、②機密情報の削除、③文体・表現の統一、④決定事項の妥当性確認を行います。所要時間の目安：会議1時間あたり10〜15分。
共有・保存
完成した議事録を関係者に共有。取締役会など正式文書の場合は署名を得て、社内規定に従って保存します。
AIが得意なこと・苦手なこと（正直な内訳）
◎ AIが得意
- ■ 全文文字起こし（明瞭な音声で95%前後）
- ■ 話者分離（2〜4名で90%前後）
- ■ タイムスタンプ付与
- ■ 議題別のサマリー生成
- ■ 決定事項の抽出
- ■ 多言語翻訳
△ AIが苦手
- ■ 会議のトーン・空気の読み取り
- ■ 誰の発言が「重い」かの判断
- ■ 業界特有の固有名詞（要辞書追加）
- ■ 冗談・皮肉と本気の区別
- ■ 機密情報の自動判別
- ■ 5名以上の話者分離精度
いつAIで十分か、いつ人間レビューが必要か
- ◎ AI出力＋軽いレビューで十分： 定例会議、社内ミーティング、社内進捗共有
- △ 詳細な人間レビュー必須： 顧客商談、経営会議、契約に関わる打ち合わせ
- ✕ 必ず人間が精査： 取締役会、株主総会、法的効力を伴う会議
AI議事録ツールの具体的な選び方は「会議・議事録AIツール徹底比較」で詳しく解説しています。
よくある質問
議事録は当日中に作成すべきですか？
できるだけ会議終了後24時間以内、理想的には当日中の共有が望ましいとされています。時間が経つほど参加者の記憶が薄れ、決定事項の解釈にずれが生じやすくなるためです。当日中の共有が難しい場合は、まず「決定事項とToDoだけの短縮版」を送り、詳細版は翌営業日までに送るという二段構えが実務的です。
発言をすべて記録すべきですか、要点だけでよいですか？
会議の種類によって異なります。定例会議やチームミーティングなら、決定事項・ToDo・主要な議論の要旨のみで十分です。一方、取締役会や株主総会は会社法上の要件があるため、より詳細な記録が必要となります。特に決議事項に反対した取締役の氏名や、質問と回答の要旨は残す必要があります。判断に迷う場合は「読み手（上司・関係者）が意思決定の経緯を理解できるか」を基準にしてください。
議事録の保存期間はどれくらいですか？
取締役会議事録は会社法第371条により、本店で10年間、支店で5年間の保存が義務付けられています。株主総会議事録も同様に本店10年間・支店5年間です。一般的な社内会議の議事録には法定保存義務はありませんが、多くの企業では3〜7年程度を目安に社内規定を設けています。プロジェクト関連の議事録は、プロジェクト完了後も一定期間（通常2〜3年）保存するのが一般的です。
AIツールで生成した議事録は法的効力がありますか？
AIが生成した議事録そのものに法的効力を否定する規定はありません。ただし、取締役会・株主総会などの正式な議事録は、出席役員・議長・議事録作成者の署名または記名押印（電子署名を含む）が必要とされます。実務上は、AIで文字起こし・下書き作成した後、人間が事実確認・修正・署名を行うワークフローが一般的です。AI出力をそのまま正式議事録として使うのではなく、あくまで作成の効率化ツールとしてご活用ください。
議事録に修正を入れる場合の作法は？
共有後に誤りが見つかった場合は、履歴が追える形で修正するのが基本です。よくあるアプローチは3つ。①メール等で「〇〇の箇所を〜に修正します」と全員に通知する、②Google Docsなどのバージョン管理機能を使い改訂履歴を残す、③重要な会議の場合は「議事録正誤表」を別途発行する。取締役会議事録などの正式文書は、次回会議で承認を取り直すのが望ましいです。
リモート会議の議事録はどう書けばよいですか？
対面会議との本質的な違いはありません。ただし、リモート会議特有の留意点があります。①誰の発言か聞き取りづらいことがあるため、話者名を明確に記録する、②画面共有された資料は「画面共有：〇〇資料 P3〜」のように資料名とページを明記する、③チャット欄での質問や回答も議事録に含める、④接続不良で聞き逃した箇所は「※通信状態により一部不明瞭」と正直に記載する。Zoom・Google Meet・TeamsのAI議事録機能や、AI文字起こしサービスを活用することで、これらの課題は大幅に軽減できます。
議事録の書き方が上達するコツは何ですか？
3つのステップで上達します。①「結論から書く」を徹底する — 決定事項を冒頭に配置し、経緯は後半に書きます。②毎回、同じフォーマットを使う — 型を固めることで書き手も読み手も慣れます。③会議中は要旨のみメモし、直後に清書する — その場で完璧を目指さず、記憶が新しいうちに整えます。加えて、他人の優れた議事録を参考にする、AIで文字起こしした一次データを使って書き方の練習をする、といった方法も効果的です。
英語会議の議事録で気をつけるべきことは？
英語議事録では、日本語よりも簡潔さと客観性が重視されます。定型フレーズを覚えておくと便利です：「It was agreed that...（〜が合意された）」「XX proposed that...（〜がXXを提案した）」「Action Item: [Name] will [task] by [date]（アクション：〇〇が△△を□日までに）」。日本語の敬語や婉曲表現をそのまま英訳するのではなく、Subject + Verbで直接的に書きます。VexaScribeのような多言語対応AI文字起こしサービスなら、日英混在の会議を自動で文字起こしできるため、下書き作成の効率が大幅に上がります。
検証日：2026年7月2日 · 会社法の条文はe-Gov法令検索にて確認
本記事は法的助言ではありません。正式な議事録作成の判断は、必要に応じて弁護士・司法書士にご相談ください。